Rejestry, ewidencje, archiwa
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Długołęce prowadzi rejestry, ewidencje oraz archiwa zawierające informacje istotne z punktu widzenia realizacji zadań ustawowych oraz przejrzystości działania instytucji publicznej.
| Nazwa rejestru/ewidencji | Zakres danych | Podstawa Prawna | Sposób dostepu |
| Umowy cywilno-prawne. | Dane identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, zdrowotne, finansowe, tytuł do ubezpieczenia; | Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 1, 6 oraz 6a); Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezepieczeń Społecznych; | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Pomoc społeczna. | Dane identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, dokumenty i status prawny, skład rodziny -struktura rodziny, edukacyjne, zdrowotne, świadczenia, informacje o dochodach i zatrudnieniu. | Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej; Rozporządzenie z dnia 25 sierpnia 2016 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego; Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Przeciwdziałanie przemocy w rodzinie. | Dane identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, rodzinne i pokrewieństwo, zawodowe, informacje o dochodach, dane edukacyjne dot. dzieci, zdrowotne i dot. uzależnienia, dane karne i orzecznicze, dane o sytuacji rodzinnej i mieszkaniowej. | Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie; Rozporządzenie z dnia 13 września 2011 r. w sprawie procedury "Niebieskie Karty" oraz wzorów formularzy. | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Dodatki mieszkaniowe i energetyczne. | Dane identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, zawodowe, informacje o dochodach, zdrowotne, dane o sytuacji rodzinnej i mieszkaniowej. | Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych; Ustawa z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne; | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Ewidencja pozostałych dodatków realizowanych z upoważnienia Wójta | Dane wnioskodawców, osobowe , kontaktowe, informacje o dochodach, skład gospodarstwa | Ustawa o dodatkach gazowym, węglowym, o bonie energetycznym, refundacja podatku VAT. | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Świadczenia wychowawcze. | Dane Identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, rodzinne, skład rodziny, edukacyjne, finansowe, dotyczące zatrudnienia, dotyczące alimentów, zdrowotne. | Ustawa z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowaniu dzieci; Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 czerwca 2018 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o przyznanie świadczenia wychowawczego oraz zakresu informacji, jakie mają być zawarte we wniosku, zaświadczeniach i oświadczeniach niezbędnych do ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego; | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Fundusz alimentacyjny. | Dane Identyfikacyjne , osobowe, kontaktowe, rodzinne, skład rodziny, edukacyjne, finansowe, dotyczące zatrudnienia, dotyczące alimentów, zdrowotne. | Ustawa z dnia 07 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Świadczenia rodzinne. | Dane identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, informacje o dochodach, skład rodziny, edukacyjne, dotyczące zatrudnienia, dotyczące alimentów, zdrowotne. | Ustawa z dnia 23 listopada 2003 r. świadczeniach rodzinnych. | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Świadczenia "Za życiem" | Dane identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, rodzinne i pokrewieństwo, zdrowotne. | Ustawa z dnia 04 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Świadczenia "Dobry start" | Dane identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, rodzinne i pokrewieństwo, edukacyjne. | Rozporządzenie Rady Ministrów w dnia 30 maja 2018 r. w sprawie szczegółowych warunków realizacji rządowego programu "Dobry start" | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
| Karta Dużej Rodziny | Dane identyfikacyjne, osobowe, kontaktowe, skład rodziny, pokrewieństwo, edukacyjne, informacje o dochodach, zdrowotne. | Ustawa z dnia 5 grudnia 2014 r. o karcie dużej rodziny. | Dane nie są udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa |
Archiwizacja dokumentów
GOPS Długołęka prowadzi archiwum zakładowe, w którym przechowuje dokumentację zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcją kancelaryjną.
-
Rodzaje dokumentów archiwizowanych: decyzje administracyjne, wnioski, korespondencja, dokumentacja finansowa, dokumentacja kadrowa.
-
Czas przechowywania dokumentów: zgodnie z kategoriami archiwalnymi (np. A, B10, B5).
-
Dostęp do archiwum: możliwy jest zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz po złożeniu pisemnego wniosku, z uzasadnieniem interesu prawnego lub faktycznego.
